Bản dịch ISO 19650-3:2020 (Dự thảo TCVN)

TỔ CHỨC VÀ SỐ HÓA THÔNG TIN VỀ CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG, BAO GỒM MÔ HÌNH HÓA THÔNG TIN CÔNG TRÌNH (BIM) – QUẢN LÝ THÔNG TIN SỬ DỤNG MÔ HÌNH HÓA THÔNG TIN CÔNG TRÌNH

Phần 3: Giai đoạn khai thác sử dụng tài sản

Lời nói đầu

Tiêu chuẩn quốc tế này do Ban kỹ thuật ISO/TC 59 – Công trình xây dựng và công trình dân dụng, Tiểu ban SC 13 – Tổ chức và số hóa thông tin về công trình xây dựng, bao gồm mô hình hóa thông tin công trình (BIM), biên soạn với sự hợp tác của Ủy ban Tiêu chuẩn hóa châu Âu (CEN/TC 442 – BIM), theo Thỏa thuận hợp tác kỹ thuật ISO-CEN (Thỏa thuận Vienna).

Danh mục đầy đủ các phần trong bộ tiêu chuẩn ISO 19650 có thể tìm thấy trên trang web ISO.

Lời giới thiệu

0.1 Mục đích và ứng dụng

Tiêu chuẩn này được thiết kế để cho phép bên đặt hàng (ví dụ: chủ sở hữu tài sản, đơn vị khai thác tài sản hoặc nhà quản lý tài sản được thuê ngoài) xác lập các yêu cầu thông tin trong giai đoạn khai thác sử dụng tài sản. Đồng thời, tiêu chuẩn cũng cho phép họ cung cấp một môi trường hợp tác thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu thương mại. Trong môi trường này, nhiều bên thực hiện có thể cùng tạo lập thông tin một cách hiệu quả và hiệu suất cao.

Tiêu chuẩn chủ yếu dành cho:

Các bên tham gia quản lý tài sản và quản lý cơ sở vật chất;
Các bên tham gia quy định phạm vi công việc và tạo điều kiện hợp tác trong toàn bộ vòng đời của tài sản;
Các bên chịu trách nhiệm cung cấp hoạt động quản lý tài sản và cơ sở vật chất trong giai đoạn khai thác;
Các bên xác định thông tin vận hành cần thu thập trong giai đoạn chuyển giao tài sản.

Tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho tài sản thuộc mọi loại hình, quy mô và độ phức tạp (bao gồm cụm công trình, khuôn viên, mạng lưới hạ tầng, công trình riêng lẻ và các hạng mục hạ tầng). Các yêu cầu trong tiêu chuẩn cần được áp dụng tương xứng và phù hợp với quy mô và độ phức tạp của từng tài sản.

Một nguyên tắc quan trọng là bảo đảm tính liên tục của quản lý thông tin trong suốt vòng đời tài sản, bao gồm cả việc chuyển giao mô hình thông tin tài sản (AIM) khi có sự thay đổi chủ sở hữu.

0.2 Quản lý tài sản và quản lý cơ sở vật chất

Quản lý tài sản: hoạt động phối hợp của tổ chức nhằm hiện thực hóa giá trị từ tài sản (theo ISO 55000).
Quản lý cơ sở vật chất (Facility Management – FM): chức năng tổ chức nhằm tích hợp con người, không gian và quy trình trong môi trường xây dựng, hướng tới nâng cao chất lượng cuộc sống và hiệu suất hoạt động cốt lõi (theo ISO 41011).

Mặc dù khác nhau về phạm vi, cả hai lĩnh vực đều có vai trò trong vòng đời tài sản. Để đơn giản, nội dung trong tiêu chuẩn này sử dụng thuật ngữ quản lý tài sản bao trùm cả quản lý cơ sở vật chất.

0.3 Sử dụng cụm từ “shall consider”

Trong tiêu chuẩn này, cụm từ “cần xem xét” (shall consider) được sử dụng nhiều, đặc biệt tại Điều 5. Cụm từ này nhằm yêu cầu đối tượng áp dụng cần cân nhắc cẩn trọng các yếu tố liên quan đến yêu cầu chính. Mức độ xem xét, bằng chứng đi kèm và thời gian cần thiết phụ thuộc vào độ phức tạp của tài sản và yêu cầu của chính sách quốc gia về BIM.

0.4 Lợi ích của tiêu chuẩn này

Tiêu chuẩn hỗ trợ các bên đạt được mục tiêu kinh doanh thông qua quản lý thông tin hiệu quả trong giai đoạn vận hành và kết thúc vòng đời tài sản. Lợi ích bao gồm: giảm chi phí, tăng tính bền vững, cải thiện hiệu quả khai thác và duy trì giá trị tài sản.

0.5 Quan hệ với các tiêu chuẩn khác

Nguyên tắc chung: theo ISO 19650-1:2018.
Quản lý thông tin trong giai đoạn chuyển giao: theo ISO 19650-2:2018.
Cách tiếp cận quản lý thông tin định hướng an ninh: theo ISO 19650-5:2020.
Liên quan đến quản lý tài sản: ISO 55000.
Liên quan đến quản lý cơ sở vật chất: ISO 41001 và ISO 41011.

1 Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu về quản lý thông tin dưới dạng quy trình quản lý trong bối cảnh giai đoạn khai thác sử dụng của tài sản và các hoạt động trao đổi thông tin liên quan, sử dụng mô hình hóa thông tin công trình (BIM).

Tiêu chuẩn có thể áp dụng cho mọi loại tài sản và cho các tổ chức thuộc mọi quy mô tham gia vào giai đoạn khai thác.
Các yêu cầu có thể được thực hiện trực tiếp bởi tổ chức áp dụng hoặc ủy quyền cho bên khác.

2 Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau đây là cần thiết để áp dụng tiêu chuẩn này.
Đối với tài liệu viện dẫn có ghi năm công bố, áp dụng phiên bản được nêu.
Đối với tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố, áp dụng phiên bản mới nhất (bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung nếu có).

ISO 12006-2: Building construction — Organization of information about construction works — Part 2: Framework for classification
(Xây dựng công trình – Tổ chức thông tin về công trình xây dựng – Phần 2: Khung phân loại)
ISO 19650-1:2018: Organization and digitization of information about buildings and civil engineering works, including BIM — Information management using BIM — Part 1: Concepts and principles
(Tổ chức và số hóa thông tin về công trình xây dựng, bao gồm BIM – Quản lý thông tin sử dụng BIM – Phần 1: Khái niệm và nguyên tắc)
ISO 19650-2:2018: … Part 2: Delivery phase of the assets
(… Phần 2: Giai đoạn chuyển giao tài sản)
ISO 19650-5:2020: … Part 5: Security-minded approach to information management
(… Phần 5: Cách tiếp cận quản lý thông tin theo định hướng an ninh)

3.1 Thuật ngữ và định nghĩa

3.1.1

Quản lý tài sản (asset management)
Hoạt động phối hợp của một tổ chức để hiện thực hóa giá trị từ tài sản.

CHÚ THÍCH 1: Hiện thực hóa giá trị thường bao gồm sự cân bằng giữa chi phí, rủi ro, cơ hội và lợi ích hiệu suất.
CHÚ THÍCH 2: Hoạt động cũng có thể đề cập đến việc áp dụng các yếu tố của hệ thống quản lý tài sản.
CHÚ THÍCH 3: Thuật ngữ “hoạt động” có ý nghĩa rộng, bao gồm cách tiếp cận, lập kế hoạch, thực thi và triển khai kế hoạch.

[Nguồn: ISO 55000:2014, 3.3.1, có sửa đổi]

3.1.2

Quản lý cơ sở vật chất (facility management, FM)
Chức năng tổ chức tích hợp con người, không gian và quy trình trong môi trường xây dựng nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống và năng suất hoạt động cốt lõi.

[Nguồn: ISO 41011:2017, 3.1.1, có sửa đổi]

3.2 Ký hiệu dùng trong sơ đồ quy trình

Start (bắt đầu)
Trigger event (sự kiện kích hoạt)
End (kết thúc)
Collapsed sub-process (tiểu quy trình rút gọn)
Decision (quyết định)

CHÚ THÍCH: Các ký hiệu này được điều chỉnh từ ISO/IEC 19510.

4 Quản lý thông tin liên quan đến giai đoạn khai thác sử dụng tài sản

4.1 Quy trình quản lý thông tin liên quan đến giai đoạn khai thác sử dụng

Quy trình quản lý thông tin (Hình 4) phải được áp dụng xuyên suốt giai đoạn khai thác sử dụng của từng tài sản đã được xác định (theo 5.1.3).
Đối với tài sản hiện hữu, quy trình này cũng phải được áp dụng cho tất cả các thông tin tồn lưu liên quan đến tài sản đó.

Quy trình quản lý thông tin phải hoạt động trong phạm vi hoặc liên kết với các hệ thống doanh nghiệp hay các chức năng tổ chức khi cần thiết, nhằm tối ưu hóa việc thực hiện.

4.2 Mối quan hệ giữa tiêu chuẩn này và ISO 19650-2

Tiêu chuẩn này quy định quy trình quản lý thông tin cho giai đoạn vận hành.
Trong trường hợp giai đoạn vận hành dẫn tới việc khởi tạo một dự án mới (ví dụ: nâng cấp, xây dựng bổ sung), thì quy trình trong ISO 19650-2 (giai đoạn chuyển giao) cần được sử dụng kết hợp với tiêu chuẩn này.

Như vậy:

ISO 19650-2 áp dụng cho quá trình thiết kế, thi công, chuyển giao tài sản.
ISO 19650-3 áp dụng cho quá trình khai thác, duy tu, cải tạo và kết thúc vòng đời tài sản.
Tại các sự kiện kích hoạt (trigger events), thông tin có thể được chuyển giao qua lại giữa Mô hình thông tin dự án (PIM) và Mô hình thông tin tài sản (AIM).

📌 Ghi chú từ Hình 1 của ISO 19650-3:

PIM ↔ AIM có thể trao đổi thông tin cả trong giai đoạn chuyển giao và vận hành.
Các điểm A, B biểu thị điểm chuyển giao chính:
A: kết thúc giai đoạn chuyển giao → bàn giao thông tin từ AIM sang PIM.
B: bắt đầu giai đoạn vận hành → bàn giao thông tin từ PIM sang AIM.
D: các sự kiện kích hoạt trong vận hành (ví dụ: bảo trì định kỳ, sự cố bất ngờ, thay đổi công năng).

5.1 Quy trình quản lý thông tin – Đánh giá và nhu cầu (assessment and need)

5.1.1 Bổ nhiệm cá nhân thực hiện chức năng quản lý thông tin

Bên đặt hàng phải bổ nhiệm các cá nhân có năng lực thực hiện chức năng quản lý thông tin trong giai đoạn vận hành, với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng.

5.1.2 Xác lập yêu cầu thông tin tổ chức (OIR)

Bên đặt hàng phải thiết lập yêu cầu thông tin tổ chức (OIR) để phản ánh mục tiêu chiến lược, nhu cầu quản lý tài sản và vận hành.

5.1.3 Xác định các tài sản cần quản lý thông tin

Tất cả tài sản nằm trong phạm vi quản lý phải được liệt kê, bao gồm tài sản hiện hữu và tài sản mới dự kiến đưa vào vận hành.

5.1.4 Xác lập yêu cầu thông tin tài sản (AIR)

Đối với từng tài sản, cần xác lập yêu cầu thông tin tài sản (AIR), làm rõ loại thông tin cần được duy trì, cập nhật và khai thác trong suốt vòng đời.

5.1.5 Xác định các sự kiện kích hoạt (trigger events)

Cần nhận diện trước các sự kiện kích hoạt, bao gồm:

Bảo trì định kỳ hằng năm;
Rà soát chiến lược quỹ đất/cơ sở vật chất;
Dự án cải tạo, nâng cấp hoặc mở rộng;
Sự cố bất ngờ (hỏng hóc thiết bị, thiên tai…).

5.1.6 Xác lập tiêu chuẩn thông tin tài sản (asset information standard)

Bên đặt hàng cần thiết lập tiêu chuẩn thông tin áp dụng thống nhất cho mọi loại tài sản, bao gồm định dạng, cấu trúc dữ liệu, hệ thống phân loại.

5.1.7 Xác lập phương pháp và thủ tục sản xuất thông tin

Quy định quy trình tạo lập, rà soát, phê duyệt và lưu trữ thông tin trong vận hành.

5.1.8 Xác lập thông tin tham chiếu và nguồn lực chia sẻ

Xác định các dữ liệu tham chiếu và nguồn lực (bản vẽ gốc, hồ sơ hoàn công, dữ liệu từ hệ thống quản lý bảo trì CMMS, IoT sensors…) để chia sẻ với các bên thực hiện.

5.1.9 Thiết lập môi trường dữ liệu chung (CDE)

Bên đặt hàng phải thiết lập môi trường dữ liệu chung (CDE) để quản lý tất cả công-te-nơ thông tin.

5.1.10 Liên kết với hệ thống doanh nghiệp

Khi cần, CDE phải được liên kết với hệ thống doanh nghiệp như ERP, CMMS, BMS để đảm bảo tính liên tục dữ liệu.

5.1.11 Thiết lập mô hình thông tin tài sản (AIM)

AIM phải được xây dựng cho từng tài sản và cập nhật theo các sự kiện kích hoạt.

5.1.12 Thiết lập quy trình duy trì AIM

Cần quy định tần suất, phương pháp cập nhật và cơ chế kiểm soát chất lượng thông tin trong AIM.

5.1.13 Thiết lập giao thức thông tin tài sản (asset information protocol)

Bên đặt hàng phải thiết lập giao thức thông tin, bao gồm quyền truy cập, chia sẻ, phân quyền trách nhiệm.

5.1.14 Các hoạt động trong giai đoạn đánh giá và nhu cầu

Bao gồm: rà soát, phê duyệt yêu cầu thông tin, thiết lập chuẩn, phân bổ trách nhiệm.

5.2 Quy trình quản lý thông tin – Mời thầu / yêu cầu cung cấp dịch vụ

Quyết định loại hoạt động cần cung cấp thông tin (dịch vụ bảo trì, dự án cải tạo, dịch vụ FM thuê ngoài).
Xác lập EIR – yêu cầu thông tin trao đổi từ phía bên đặt hàng.
Tập hợp thông tin tham chiếu và nguồn lực chia sẻ.
Xác định tiêu chí đánh giá và yêu cầu hồ sơ phản hồi.
Biên soạn hồ sơ mời thầu hoặc yêu cầu cung cấp dịch vụ.

5.3 Quy trình quản lý thông tin – Phản hồi mời thầu / yêu cầu cung cấp dịch vụ

Bên dự thầu đề xuất nhân sự cho chức năng quản lý thông tin.
Lập BEP trước khi bổ nhiệm (pre-appointment BEP) mô tả cách tiếp cận quản lý thông tin.
Đánh giá năng lực và khả năng của các nhóm nhiệm vụ (task teams).
Xây dựng kế hoạch huy động nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro.
Hoàn thiện hồ sơ phản hồi mời thầu.

5.4 Quy trình quản lý thông tin – Bổ nhiệm

Xác nhận BEP chi tiết của bên thực hiện.
Thiết lập ma trận trách nhiệm chi tiết.
Xác lập EIR của bên thực hiện chính (lead appointed party).
Thiết lập kế hoạch cung cấp thông tin nhiệm vụ (TIDP) và kế hoạch cung cấp thông tin tổng thể (MIDP).
Hoàn tất hồ sơ bổ nhiệm của các bên.

5.5 Quy trình quản lý thông tin – Huy động

Huy động nhân lực, công nghệ thông tin, phần mềm.
Thử nghiệm phương pháp và thủ tục sản xuất thông tin.
Duy trì trạng thái sẵn sàng để phản ứng với sự kiện kích hoạt.

5.6 Quy trình quản lý thông tin – Sản xuất thông tin

Kiểm tra tính sẵn sàng của thông tin tham chiếu.
Tạo lập thông tin mới.
Thực hiện kiểm tra bảo đảm chất lượng.
Rà soát và phê duyệt thông tin để chia sẻ.
Rà soát mô hình thông tin.
Cho phép mô hình thông tin được chuyển giao cho bên đặt hàng.

5.7 Quy trình quản lý thông tin – Chấp nhận mô hình thông tin bởi bên đặt hàng

Bên thực hiện chính nộp mô hình thông tin.
Bên đặt hàng rà soát, kiểm tra tính đầy đủ và chấp nhận mô hình.

5.8 Quy trình quản lý thông tin – Tổng hợp AIM

Tích hợp các mô hình đã được chấp nhận vào AIM.
Rà soát, duy trì và cập nhật AIM theo chu kỳ và sự kiện kích hoạt.

6 Chấp nhận mô hình thông tin bởi bên đặt hàng

6.1 Nộp mô hình thông tin

Bên thực hiện chính phải nộp mô hình thông tin đã được rà soát nội bộ và phê duyệt để gửi cho bên đặt hàng.

6.2 Rà soát và chấp nhận

Bên đặt hàng có trách nhiệm rà soát, đánh giá mức độ đầy đủ và sự phù hợp của mô hình thông tin so với yêu cầu thông tin trao đổi (EIR) và các tiêu chuẩn đã xác lập.
Khi chấp nhận, mô hình thông tin được đưa vào trạng thái “đã phê duyệt” trong môi trường dữ liệu chung (CDE).

6.3 Các hoạt động

Thực hiện kiểm tra chất lượng độc lập;
Đảm bảo tính nhất quán với AIM;
Ra quyết định chấp nhận hay yêu cầu chỉnh sửa;
Lưu vết phê duyệt trong hồ sơ quản lý thông tin.

7 Tổng hợp mô hình thông tin tài sản (AIM)

7.1 Tích hợp AIM

Các mô hình thông tin được bên đặt hàng chấp nhận phải được tích hợp vào AIM – Mô hình thông tin tài sản.

7.2 Rà soát và duy trì

AIM phải được rà soát định kỳ, cập nhật theo:

Các sự kiện kích hoạt (trigger events);
Thay đổi chiến lược quản lý tài sản;
Các hoạt động cải tạo, nâng cấp, hoặc loại bỏ tài sản.

7.3 Các hoạt động tổng hợp AIM

Tập hợp các mô hình thông tin đã chấp nhận;
Đảm bảo sự liên kết giữa AIM và các hệ thống doanh nghiệp (ERP, CMMS…);
Xác định trách nhiệm duy trì AIM.

8 Phụ lục (thông tin tham khảo)

Phụ lục A – Hướng dẫn liên quan đến quy trình quản lý thông tin

Phụ lục A cung cấp hướng dẫn minh họa cho các bước trong Điều 5, bao gồm sơ đồ và ví dụ chi tiết về cách áp dụng quy trình quản lý thông tin trong giai đoạn vận hành tài sản.

Ví dụ:

Cách xác lập AIR cho một khuôn viên trường đại học;
Minh họa cách duy trì AIM đối với hạ tầng giao thông (cầu, đường, hầm);
Lưu ý về tích hợp AIM với các hệ thống IoT và quản lý năng lượng.

Thư mục tài liệu tham khảo

Liệt kê các tiêu chuẩn liên quan: ISO 55000 (quản lý tài sản), ISO 41001 (quản lý cơ sở vật chất), ISO 9001 (quản lý chất lượng), ISO 27001 (quản lý an ninh thông tin), cùng các tài liệu ISO 19650-1/2/4/5 để dùng đồng bộ.