BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ

Trong quá trình sản xuất, khi một vấn đề chất lượng phát sinh, một trong những việc cần thiết phải làm đầu tiên là phải tìm ra nguyên nhân phát sinh vấn đề. Và biểu đồ đặc tính nguyên nhân là một công cụ rất hữu hiệu khi điều tra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Có nhiều cách gọi tên khác nhau cho biểu đồ này, như biểu đồ xương cá, biểu đồ nhân quả…

A – Mục đích của biểu đồ đặc tính nguyên nhân là gì?
Trong thời gian làm trưởng phòng chất lượng, hầu hết tất cả nhân viên của tôi (và kể cả nhân viên các bộ phận khác) đều chỉ biết rằng biểu đồ đặc tính nguyên nhân dùng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thật ra ngoài việc sử dụng để tìm nguyên nhân gốc rễ, biểu đồ này còn có nhiều mục đích khác.
– Dùng để cải tiến “bảng tiêu chuẩn thao tác”
– Quyết định đối sách thực hiện và hạng mục cải tiến đối với nguyên nhân phát sinh vấn đề.
– Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
– Phát huy năng lực làm việc nhóm
– Làm rõ nhiều nguyên nhân mới của vấn đề, từ đó có thể lên kế hoạch thực hiện cải tiến liên tục.
B – Ứng dụng của biểu đồ đặc tính nguyên nhân
Không chỉ được sử dụng trong sản xuất, biểu đồ đặc tính nguyên nhân còn được ứng dụng trong cả kinh doanh, nghiên cứu và ở những bộ phận gián tiếp khác. Dưới đây là một số ứng dụng của biểu đồ đặc tính nguyên nhân
– Sử dụng để phân tích và cải tiến
Có thể sử dụng biểu đồ đặc tính nguyên nhân để phân tích hiện trạng của các hoạt động như “nâng cao chất lượng”, “Nâng cao tính thao tác”, “ giảm giá thành”…
– Dùng vào công việc quản lý
– Dùng để soạn thảo bảng tiêu chuẩn thao tác
– Dùng để đào tạo về quản lý chất lượng
C – Những ích lợi bất ngờ khi sử dụng biểu đồ đặc tính nguyên nhân
– Việc sử dụng biểu đồ đặc tính nguyên nhân cần sự tham gia của nhiều người. Chính vì vậy, những ý tưởng, lập luận, những kiến thức thu được sẽ thống nhất giữa tất cả thành viên trong nhóm. Nói cách khác, kiến thức mà mọi thành viên thu được là thống nhất.
– Khi soạn thảo biểu đồ đặc tính nguyên nhân, nghĩa là một cá nhân cũng đang tự học hỏi thêm trong công việc. Đối với những nhân viên mới thì đây là cơ hội để học tập thêm những kiến thức, kinh nghiệm của những thành viên khác.
– Nâng cao trình độ nghiệp vụ. Khi thực hiện biểu đồ nguyên nhân đặc tính, các điểm vấn đề trong công đoạn sẽ được làm rõ và đưa vào quản lý.
D – Phương pháp lập biểu đồ nguyên nhân đặc tính
1 – Xác định đặc tính chất lượng (Hay một vấn đề chất lượng cần quan tâm).
Vấn đề chất lượng có thể là “Lỗi sản phẩm”, “Tỉ lệ lỗi”. Hoặc cũng có thể là “Kỳ hạn giao hàng”, “Giá thành”, “An toàn”…
Sau khi xác định được đặc tính chất lượng, thì viết lên bên phải. Sau đó kẻ một đường thẳng từ trái sang phải, mũi tên hướng về phía bên phải giống như xương sống và đầu con cá.

2 – Tập hợp kiến thức và kinh nghiệm của tất cả các thành viên
Ở đây nên sử dụng phương pháp Brain Stoming để lấy ý kiến của mọi người.
Ở đây có một nguyên tắc bạn phải cần nhớ nếu muốn thực hiện tốt được biểu đồ xương cá này. Đó là không được bác bỏ bất kỳ ý kiến nào từ các thành viên. Bởi vì cho dù là ý kiến ngớ ngẩn nhất, đôi khi cũng sẽ tạo ra được những sáng kiến bất ngờ. Điều này là rất quan trọng. Bởi vì khi bạn bác bỏ một ý kiến của thành viên nào đó, thì không những thành viên đó mà những người còn lại đều sẽ rất dè dặt khi đưa ra ý kiến của mình. Và kết quả là bạn sẽ không thể có đầy đủ các thông tin để đi đến kết quả cuối cùng được. Đây cũng là một khuyết điểm mà chúng tôi rất thường thấy ở các nhóm cải tiến nhỏ.
3 – Tìm ra những nguyên nhân chính trước.
Những nguyên nhân chính được liệt kê ra ở những nhánh lớn 2 bên xương sống.
Thông thường, nguyên nhân chính được phân chia theo 4M (Man – Con người, Machine – Máy móc, Material – Nguyên vật liệu, Method – Phương pháp)

4 – Tất cả các thành viên sẽ viết ra những nguyên nhân nhỏ hơn có ảnh hưởng tới xương sườn, gọi là nhánh trung.
Ngoài ra, trên mỗi nhánh con cũng có thể viết thêm các yếu tố chi tiết hơn để tạo nên các nhánh nhỏ hơn. Tiếp tục thực hiện cho đến khi biểu đồ đặc tính nguyên nhân bộ lộ đầy đủ các nguyên nhân gân nên vấn đề đang được khảo sát.
5 – Sau khi hoàn thành biểu đồ xương cá, tất cả các thành viên liên quan kiểm tra lại và chọn ra những nguyên nhân có ảnh hưởng lớn nhất đối với từng vấn đề, và khoanh vùng những nguyên nhân này. Nếu bạn thực hiện đúng thì thông thường sẽ có từ 5 đến 8 nguyên nhân được khoanh vùng.
Nguyên tắc 20/80 cũng được thể hiện trong biểu đồ đặc tính nguyên nhân này. Biểu đồ của bạn khi hoàn thành, chắc chắn sẽ có rất nhiều nguyên nhân được đưa ra. Nhưng chỉ 20% trong số các nguyên nhân đó, sẽ gây ra 80% vấn đề mà bạn đang quan tâm.

6 – Bước cuối cùng. Cũng là bước quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua nhất.
Bạn hãy nhớ rằng, tất cả các nguyên nhân bạn đã liệt kê trong biểu đồ nguyên nhân đặc tính này đều chỉ mang tính chất cảm tính, thiên về kiến thức và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm. Bạn cần phải chứng minh những nhân tố đã được khoanh vùng này là những nguyên nhân gốc rễ. Nói cách khác, bạn phải TÁI HIỆN LẠI HIỆN TRƯỜNG từ những nhân tố này. Nếu nó tạo ra hiện tượng chúng ta cần thì nó mới đúng là nguyên nhân gốc rễ. Đây không phải là công việc dễ dàng gì. Nhưng khi chưa xác định được những yếu tố này có đúng là nguyên nhân gốc rễ hay không, bạn không được thực hiện cải tiến dưa trên những yếu tố này. Vì việc làm đó chỉ lãng phí thời gian mà thôi. Và thông thường, sếp của bạn sẽ không thừa nhận kết quả này. Vì rõ ràng nó thiếu tính logic, và không đủ sức để thuyết phục.
Đến đây thì bạn đã nắm rõ được những ích lợi và phương pháp thực hiện biểu đồ nguyên nhân đặc tính. Đây là một công cụ khá mạnh khi bạn cần tìm nguyên nhân của vấn đề.

Sưu tầm