Biểu đồ Ishikawa và ứng dụng

Trong bài chia sẻ trước ĐTC đã chia sẻ với các bạn 1 về KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP EVM, bài chia sẻ dưới đây sẽ mang tới cho bạn 1 công cụ giúp bạn kiểm soát dự án 1 phương diện khác, phương diện tiếp cận vấn đề và đưa ra giải pháp, đó là CÔNG CỤ BIỂU ĐỒ ISHIKAWA (BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ) và ứng dụng. Hãy cùng tôi tìm hiểu xem công cụ này giúp bạn điều gì nhé.

Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ nguyên nhân – kết quả (Fishbone diagram, Ishikawa diagram, Cause-and-effect diagram) là 1 trong 7 công cụ kiểm soát chất lượng cơ bản được liệt kê dưới đây, là một phương pháp nhằmnhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý lãnh đạo, một trong những yếu tố cốt lõi để xây dựng – đảm bảo – nâng cao chất lượng.

a. Fishbone diagram (Cause-and-effect diagram, Ishikawa diagram): biểu đồ xương cá

b. Check sheet: phiếu (biểu) kiểm tra

c. Control charts: biểu đồ kiểm soát

d. Histogram: biểu đồ phân bố

e. Pareto chart: biểu đồ Pareto

f. Scatter diagram: biểu đồ phân tán

g. Flow charts: biểu đồ dòng chảy

Phương pháp này do giáo sư Kaoru Ishikawa – một giáo sư chuyên ngành kỹ thuật của trường đại học Tokyo sáng chế vào thập niên 50.

Giáo sư Kaoru Ishikawa

Ông này là người tiên phong về quy trình quản trị chất lượng ở nhà máy đóng tàu của Kawasaki và được xem là một trong những người có công với quản trị hiện đại.

Đây là một biểu kỹ thuật đồ họa, có hình dạng giống xương cá, lấy cơ sở là lý thuyết thống kê, thu thập các dữ liệu theo mục đích đã định, phân tích các dữ liệu để giải quyết hoặc cải tiến vấn đề.

Nó được gọi là cơ bản vì: – Ngay cả những người ít được đào tạo về thống kê cũng có thể sử dụng được – Nó có thể được sử dụng để giải quyết phần lớn các vấn đề liên quan đến chất lượng.

Công cụ này đã được áp dụng hiệu quả từ những năm 1960s và đã được người Nhật sử dụng rất thành công.

Đưa ra một cấu trúc, định hướng cho việc xác định nguyên nhân. Giúp cho việc xác định nguyên nhân nhanh chóng và hiệu quả. Khi áp dụng biểu đồ này, người dùng sẽ có khả năng tìm ra các nguyên nhân tiềm tàng và nguyên nhân cốt lõi gây nên vấn đề.

Nhìn vào biểu đồ xương cá này, người đọc sẽ có hình dung đầy đủ nguyên nhân của một vấn đề. Việc lập biểu đồ sẽ chỉ rõ từng nguyên nhân, từ đó có thể đưa ra hướng giải pháp cụ thể cho từng nguyên nhân một.

Phân tích nguyên nhân gây chậm tiến độ dự án

Bước 1: Xác định vấn đề
Vấn đề này chính là hệ quả của nguyên nhân sẽ xác định.

Bước 2 và bước 3 là xác định nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ. Có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau.

Bước 2: Động não
Suy nghĩ tỷ mỉ kỹ lưỡng để tìm ra tất cả các nguyên nhân có thể có của vấn đề. Ở bước này chưa phân biệt nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ.

Bước 3: Sắp xếp
Tổ chức lại tất cả những kết quả đã động não được. Nhóm các nguyên nhân phụ lại vào trong 1 nguyên nhân chính.

Bước 2: Liệt kê
Kê danh sách tất cả các nguyên nhân chính của vấn đề. Có thể áp dụng 5W 1H, trả lời cho các câu hỏi What: vấn đề gì, Who: những ai liên quan, When: xảy ra khi nào, Where: Xảy ra ở đâu, Why: Tại sao xảy ra, How: xảy ra như thế nào… để đưa ra nguyên nhân chính

Bước 3: Tiếp tục động não
Suy nghĩ những nguyên nhân cụ thể hơn, trực tiếp gây ra nguyên nhân chính (Nguyên nhân cấp 1). Nếu cần phân tích sâu hơn thì tiếp tục tìm ra những nguyên nhân khác nhỏ hơn, trực tiếp gây ra nguyên nhân cấp 1.

Bước 4: Xây dựng một biểu đồ xương cá
Hiển thị chính xác mối quan hệ giữa các data trong mỗi category như các bước dưới đây:

4.1. Vẽ 1 ô vuông ở ngoài cùng bên tay phải của tờ giấy

4.2. Vẽ 1 mũi tên nằm ngang , hướng đầu mũi tên về phía ô vuông ở trên

4.3. Bên trong ô vuông trên, viết mô tả vấn đề đang cố gắng giải quyết

4.4. Từ trục chính nằm ngang này, vẽ các nhánh chính và viết tên của các category ở phía trên và phía dưới của đường mũi tên nằm ngang trên (Đây như là các cành to của một thân cây chính)

4.5. Từ các nhánh chính này, vẽ các nhánh phụ và viết nguyên nhân chi tiết cho mỗi category (Đây như là các cành nhỏ và các nhánh con)

Mỗi biểu đồ xương cá sẽ có rất nhiều nhánh con. Nếu biểu đồ không có nhiều nhánh con thì nó thể hiện rằng việc hiểu vấn đề còn đang rất hời hợt, chưa hiểu rõ bản chất của vấn đề. Có thể phải cần có sự giúp đỡ của người khác hỗ trợ để hiểu vấn đề, ví dụ như người mà liên quan trực tiếp đến vấn đề.

Cần có sự tham gia của tất cả những người có liên quan đến vấn đề, từ người quản lý đến người liên quan trực tiếp và liên quan gián tiếp đến vấn đề. Vấn đề cần được xem xét, phân tích, cần có sự trao đổi ý kiến giữa các bên liên quan trực tiếp và gián tiếp.

Cần nhìn vấn đề một cách tổng thể toàn diện để có thể tìm ra đầy đủ tất cả các nguyên nhân có thể có.

Người xây dựng biểu đồ cần biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến mà những người có liên quan trực tiếp cũng như gián tiếp đến vấn đề đã đưa ra, tổng hợp, tóm gọn các ý kiến lại.

Sau khi xây dựng, cần đưa biểu đồ ra để toàn bộ các thành viên review lại, bổ sung và chỉnh sửa nếu cần. Ngoài ra có thể hỏi thêm ý kiến của một vài người khác có kiến thức về hoạt động của quá trình.

Tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu việc Sử dụng biểu đồ xương cá (Ishikawa) trong 1 số tình huống cụ thể
1. Phân tích nguyên nhân dẫn tới “Vượt chi phí dự án“

Nguyên nhân dẫn tới “Vượt chi phí dự án”

2/ Phân tích nguyên nhân dẫn tới “Chậm tiến độ“

Nguyên nhân dẫn tới “Chậm tiến độ”

Có rất nhiều công cụ giúp bạn vẽ được biểu đồ xương cá (Ishikawa), ở đây tôi xin chia sẻ với bạn 1 vài công cụ giúp bạn dễ dàng vẽ được biểu đồ xương cá (Ishikawa)

1. Công cụ Mindmapper và các công cụ vẽ sơ đồ tư duy khác

Xem hướng dẫn và download phần mềm cài đặt TẠI ĐÂY
Note: 2 ví dụ trên được vẽ trên Mindmapper
2. Công cụ Microsoft Visio
3. Công cụ vẽ đồ họa: Illustrator, Corel Draw…
Thành công cho bạn! Hãy comment phía dưới suy nghĩ của bạn về công cụ này. Hãy share những biểu đồ ishikawa mà bạn đã từng làm.
Nguồn: damtaicap.net