English
Why “quản lý dự án trên một trang giấy”?
Giao tiếp là hoạt động quan trọng quyết định thành công hay thất bại của dự án. Có nhiều cuốn sách nói về quản lý dự án, nhưng rất ít cuốn nói về cách thức giao tiếp sao cho hiệu quả! Và có đề cập đến giao tiếp thì cũng chỉ là giao tiếp bên trong dự án (giữa những người tham gia trực tiếp vào dự án) chứ càng ít đề cập đến giao tiếp ra bên ngoài. Trong khi đó, một dự án diễn ra có rất nhiều người quan tâm, không chỉ những người tham gia trực tiếp mà còn có những người tham gia gián tiếp như: hội đồng quản trị, quản lý cấp cao, nhà cung cấp, khách hàng… Quản lý dự án trên một trang giấy với sức mạnh đến từ sự đơn giản là một công cụ giúp giao tiếp hiệu quả với tất cả những người tham gia trực tiếp và gián tiếp --> hệ quả là: giao tiếp hiệu quả thì khả năng dự án thành công cao hơn.
What “quản lý dự án trên một trang giấy”
Định nghĩa
Quản lý dự án trên một trang giấy là một công cụ hay một báo cáo cho ban quản trị cấp cao. Công cụ quản lý dự án trên một trang giấy sử dụng các biểu đồ và màu sắc để vẽ nên một bức tranh rõ ràng và chặt chẽ về dự án. Công cụ này liên kết nhiều thành phần dự án giúp cho bất kỳ ai nhìn vào dự án ngay lập tức hiểu rõ về tất cả các hạng mục chủ yếu trong dự án và ai là người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục. Do tên của tất cả những người có trách nhiệm đều được ghi trên công cụ này nên đó sẽ là động lực để thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả. Những thành tích nổi bật hơn so với kế hoạch sẽ được thể hiện trên cong cụ này và ban quản trị cấp cao sẽ ngay lập tức thấy được ai là cá nhân tạo nên thành tích đó và ai xứng đáng nhận được sự ghi nhận cụ thể và kịp thời.
5 yếu tố của quản lý dự án trên một trang giấy
Mọi dự án đều bao gồm 5 yếu tố:
– Các nhiệm vụ (như thế nào),
– Các mục tiêu (cái gì và tại sao),
– Thời gian (khi nào),
– Chi phí (bao nhiêu),
– Người thực hiện (ai).
Và công cụ quản lý dự án trên một trang giấy cũng được xây dựng trên cơ sở 5 yếu tố đó.
– Các nhiệm vụ (như thế nào): Các nhiệm vụ là trung tâm của dự án và cần được hoàn thành để đạt được các mục tiêu đề ra.
– Các mục tiêu (cái gì và tại sao): Đây là tầm nhìn của dự án. Mục tiêu của dự án phải có thể đo đếm được, không được phép chung chung.
– Thời gian (khi nào): Thời gian mà các công việc phải được hoàn thành được giám sát trên bảng theo dõi tiến độ của dự án.
– Chi phí (bao nhiêu): Chi phí bỏ ra để thực hiện dự án.
– Người thực hiện (ai): Các nhiệm vụ được trong dự án luôn luôn được gán cho một ai đó. Luôn luôn có một người chịu trách nhiệm chính cho một nhiệm vụ.
Hình 1: Năm yếu tố của quản lý dự án trên một trang giấy
How? 12 bước để lập công cụ quản lý dự án trên một trang giấy
Dưới đây là các bước để lập công cụ quản lý dự án trên một trang giấy. Ở đây tôi chỉ trình bày ngắn gọn, để thêm chi tiết bạn hãy tham khảo cuốn sách “Quản lý dự án trên một trang giấy” của Clark A. Campbell. Ngoài ra bạn cũng nên download mẫu cơ bản của quản lý dự án trên một trang giấy về để dễ hình dung (http://onepageprojectmanager.com).
Hình 2: Thứ tự các bước trong lập quản lý dự án trên một trang giấy
Cụ thể các bước:
1. Đầu mục: Ở phần này ta cung cấp các thông tin cơ bản về dự án gồm: tên dự án, trưởng dự án, muc tiêu của dự án, ngày hoàn thành của dự án.
2. Người thực hiện: Ở bước này điền tên của những người tham gia thực hiện dự án. Điền tên thì dễ, nhưng chọn được người phù hợp với dự án mới khó!
3. Ma trận – nền tảng của công cụ quản lý dự án trên một trang giấy: Trong suốt bước này, người quản lý dự án hướng dẫn từng thành viên trong nhóm về cách làm thế nào để xây dựng và sử dụng công cụ quan lý dự án trên một trang giấy.
4. Các mục tiêu: Ở bước này xác lập các mục tiêu của dự án. Các mục tiêu này gọi là mục tiêu phụ thuộc, vì nó phụ thuộc và mục tiêu chung của dự án. Các mục tiêu có đặc trưng sau:
– Cụ thể
– Không quá phức tạp
– Đo lường được, hữu hình và có thể kiểm tra được
– Mức độ phù hợp và có tính thử thách
– Thực tế có thể đạt được
– Hạn chế về nguồn lực
– Phù hợp với các nguồn lực sẵn có hay các nguồn lực dự trù.
– Phù hợp với các kế hoạch, chính sách và thủ tục của các tổ chức.
5. Các nhiệm vụ chính: Đây là yếu tố quan trọng nhất của công cụ quản lý dự án trên một trang giấy. Các nhiệm vụ chính là các yêu cầu cần thiết để hoàn thành dự án. Các nhiệm vụ chính này trong nhiều trường hợp lại có một bản quản ly dự án trên một trang giấy cho chính bản thân nó --> đây chính là tính chất đa cấp của công cụ quản lý dự án trên môt trang giấy.
Một điều rất thú vị mà bản thân tôi đã rút ra khi nghiên cứu phần này và tôi muốn chia sẻ với các bạn. Đó là bạn cần liêt kê đủ các nhiệm vụ cần thiết, nhưng không quá nhiều cũng như quá ít. Quá nhiều nhiệm vụ làm cho việc theo dõi kết quả khó khăn và bạn cũng khó có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Việc này giống như bạn nhìn thấy cây mà không nhìn thấy rừng. Bạn sẽ “ngâp chìm” và “lạc lối”. Tuy nhiên, nếu có quá ít nhiệm vụ thì dẫn đến việc quản lý từng nhiệm vụ trở nên rất khó khăn.
* Nguyên tắc: hãy cố gắng giữ trung bình hai hay ba nhiệm vụ cho mỗi đợt báo cáo. Nếu dự án được thực hiện trong 9 tháng, khoảng 18 nhiệm vụ là đủ. Một dự án kéo dài 2 năm sẽ có khoảng xấp xỉ 48 nhiệm vụ. Ngược lại, đừng chia dự án thành quá ít nhiệm vụ. Hãy cố gắng sao cho mỗi nhiệm vụ kéo dài không quá nửa thời gian của toàn bộ dự án. Nếu dự án kéo dài bốn tháng thì có thể có tối thiểu là 2 nhiệm vụ và có thể hơn.
6. Đặt mục tiêu cho các nhiệm vụ: Trong bước này bạn tiến hành kiểm tra để đảm bảo các nhiệm vụ trong danh sẽ khi hoàn thành sẽ đạt được mục tiêu mà bạn đã đặt ra ở bước 4. Trong bước này có thể bạn sẽ phát hiện ra mình thiếu sót một số nhiệm vụ (tạo ra ở bước 5) đây là lúc bổ sung ^^
7. Các ngày mục tiêu: Ở đây, ta chia tiến độ thời gian thành các khoảng rời nhau. Tiến độ thời gian có thể được chia thành từng tháng, hoặc từng 2 tuần 1, hai tháng một, từng quí một… tùy theo mức độ chi tiết mà bạn muốn kiểm soát.
8. Tiến độ thưc hiện tưong ứng với các nhiệm vụ: Ở bước này đặt tiến độ cho các nhiệm vụ của dự án. Ta sẽ điền các chấm tròn rỗng vào các ô bên cạnh nhiệm vụ. Nếu như một nhiệm vụ thực hiện mất 7 tháng thì sẽ có 7 chấm tròn rỗng (trong trường hợp ở bước 7 ta chia theo tháng).
9. Người thực hiện tương ứng với các nhiệm vụ: Gán các nhiệm vụ cho những người trong dự án. Mỗi nhiệm vụ sẽ được giao cho một hoặc nhiều người thực hiện. Nhưng nhất định phải có một người chịu trách nhiệm chính, còn lại những người khác hỗ trợ. Sử dụng các cấp độ chịu trách nhiệm là A, B, C (A là trách nhiệm cao nhất, C là thấp nhất).
10. Các nhiệm vụ chủ quan: Đây là phần liên quan đến các nhiệm vụ mang tính định tính. Vì trong dự án có những hạng mục không dễ dàng để đo đếm được. Các nhiệm vụ này được đánh giá bằng hệ thống 3 mày để mô tả. Kết quả chưa tốt được đánh màu đỏ, kết quả nhiệm vụ tốt thì dùng màu xanh, trong trường hợp không chắc công việc tiến triển tốt hay không ta sử dụng màu vàng.
11. Chi phí: Thể hiện ngân sách dự án dưới các biểu đồ dạng thanh. Biểu đồ ngân sách này cho phép ban quản lý nhìn thấy một bức tranh ngắn gọn và dễ hiểu về việc ngân sách được sử dụng vào đâu, vào bất kì thời điểm nào.
12. Tổng kết và dự báo: Ở phần này bạn tập trung trả lời câu hỏi “Tại sao?”, bạn sẽ làm gì với điều đó và bạn sẽ mong đợi điều gì xảy ra. Phần này cần ngắn gọn, súc tích, chỉ ra các điểm lưu tâm nhất nhưng còn mơ hồ.
